1º Passo:

Acesse Menu Cadastros - Empresas

Aba Manutenção
Todos os campos destacados na imagem abaixo devem estar informados corretamente, para que não ocorra erros na validação da NF-e.

Razão Social

Tipo de Logradouro, Logradouro, Nº, Complemento, Bairro, Estado, Cidade, CEP.

Quando o endereço não tiver número, preencher "000" no campo Nº.

Telefone e Fax - Utilize o formato (xx)xxxx-xxxx.

CNPJ

Inscrição Estadual, Inscrição Municipal - Se a Empresa não possuir cadastro estadual ou municipal, preencher "000" no respectivo campo.

CNAE - Código Nacional de Atividade Econômica

Atividade Econômica - Será utilizado pelo sistema para identificar campos obrigatórios em outros cadastros.

Exemplo:
No cadastro de produtos, o campo Classificação Fiscal será obrigatório para Empresa com o campo Atividade Econômica selecionado Indústria.

Aba Complementares

Selecione no campo Identificação do Ambiente, destacado na imagem abaixo, se a Empresa emitirá as Notas Fiscais conforme Ajuste SINIEF 07/05 por 1 - Produção ou 2 - Homologação.

Produção - Ambiente utilizado para emissão de notas fiscais modelo 1 ou 1A, estas notas possuem validade fiscal.

Homologação - Ambiente específico para a realização de testes e adequação do sistema para a emissão da nota fiscal eletrônica. As notas fiscais emitidas neste ambiente não possuem validade fiscal.

Para alterar o ambiente da NF-e de Homologação (Teste) para Produção (Validade Fiscal), efetue os seguintes procedimentos:

-Acesse o cadastro da Empresa (menu cadastro/ Empresa).

-Selecione a Empresa desejada ( Dê um duplo clique na Empresa que irá alterar o ambiente da Nf-e).
-Acesse a aba Complementares, selecione no campo de Identificação do ambiente a opção Produção.

-Retorne na aba Manutenção e grave a alteração.

Após a alteração do Ambiente, é necessário o cadastro de uma nova série de Nota Fiscal:

-Acesse o menu cadastros/ Outros Cadastros / Série da NF.

- Cadastre uma nova série para começar emitir a Nota Fiscal Eletrônica em Ambiente de Produção.

* Para Nota fiscal Modelo 1 e 1A, preencha o Campo Série com número ("1","2","3",etc...).

* Informe o número da Nota Fiscal Inicial ( 000001).

- Grave o registro dessa nova Série.

Sim, ao credenciar-se como emissora de NF-e, a empresa continua habilitada a testar, porém  terá que ser feito o cadastro de duas séries, para que o sistema faça o controle separadamente.

Acesse  (Menu / Cadastros / Outros cadastros / Série / Subsérie), usando  um somente para homologação (Teste) e outro para produção  (Validade Fiscal).

Independe do ambiente que efetuar a nota, ambas deverão seguir sequência a partir da numeração 000001.

Caso tenha emitido notas em produção ou homologação através do emissor da Sefaz ou outro software, ao efetuar a emissão no sistema,  as notas deverão seguir a numeração da última que foi autorizada.

Importante: Atenção quanto à sequência da numeração das notas  para que não haja confusão no momento de consultá-las.

Para a transmissão das notas em lote , é gerado somente um arquivo XML contendo todas as notas selecionadas. E  por alguns motivos como segurança, rapidez, praticidade, entre outros, o software não efetua tal processo, dando assim uma maior agilidade na transmissão de nota a nota, gerando um arquivo XML para cada nota.

Sim, pois para cada item de mercadoria da NF-e há um CFOP próprio, ou seja, será preenchido no item da nota, o que permite a emissão de uma NF-e com mais de um CFOP.

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalidará a sua assinatura digital.

O emitente poderá:

·      dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso.

·      dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar, ou uma Nota Fiscal Eletrônica de ajuste, conforme o caso.

·      sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Como esta modalidade de emissão ainda não foi implantada, o contribuinte poderá emitir Carta de Correção Complementar, em papel, conforme definido através do Ajuste Sineif 01/07.

Acesse o módulo da Nf-e e selecione a nota fiscal com situação Autorizada e clique em <Cancelar>.
Informe a justificativa do cancelamento em seguida, no qual deverá conter no mínimo 15 caracteres.

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

A inutilização tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subsequente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

Será necessário efetuar um nota deixando-a “Em digitação”, e em seguida, abrir o módulo da Nf-e, no menu Inutilização da Faixa de Numeração.

Selecione a série, nota fiscal inicial e final que serão inutilizadas. Caso as notas não estejam em sequência, inutilizar uma de cada vez.

Clique no botão Pesquisa, confira a faixa demonstrada e clique em Inutilizar. Deverá ser informado a justificativa da inutilização e assim, será gerado um arquivo XML concretizando o processo.

Verificar os motivos:

- Falta de conexão ou lentidão na internet;

- Indisponibilidade da recepção de NF-e pela SEFAZ de origem.

- Bloqueio do Antivírus

Os procedimentos de contingência atuais podem ser descritos da seguinte forma:

1) Autorização da NF-e pelo Sistema de Contingência do Ambiente Nacional – SCAN:

Nesta modalidade de contingência o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de fazer a transmissão da NF-e para SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão.

A emissão em contingência por SCAN funcionará na seguinte forma:

Antes de fazer a transmissão da NF-e por Contingência SCAN, devemos configurar a opção Série da Contingencia SCAN em parâmetros/série da contingência SCAN, pois nele deve ser informada a série na faixa de 900 a 999. Esta regra aplica-se a todos os serviços (autorização, cancelamento, inutilização e consulta situação).

Ao clicar no botão transmitir, se o serviço de operação da Sefaz estiver inoperante, será visualizada a seguinte mensagem: 'Ocorreu erro durante o processo de transmissão! Deseja alterar o Tipo de Emissão das nota(s) selecionada(s) para Contingência?'

Selecione Não para abortar o processo de transmissão da NF-e.

Selecione Sim para informar o Motivo da Entrada em Contingência, a Data, Hora e Tipo de Contingência.

Após preencher todos os campos, selecione no campo tipo da contingência a opção Contingência SCAN e clique no botão OK para transmitir a NF-e para a Receita Federal.

Antes de transmitir a NF-e para a Receita Federal, recomenda-se consultar a indisponibilidade de serviço na SEFAZ, clicando no botão que é visualizado a tela informativa dos tipos de contingências e o link 'Clique aqui para visualizar a indisponibilidade de Serviços das Secretarias de Fazenda.

2) Transmissão de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC:

Emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitida. O registro prévio das NF-e permite a impressão do DANFE em papel comum, devendo ser feito a transmissão da nota posteriormente para a SEFAZ de Origem após serem sanados os problemas técnicos. Esse modelo de Contingência Eletrônica é uma alternativa que dispensa o uso do formulário de segurança para impressão do DANFE e não altera a série e numeração da NF-e emitida em contingência.

A emissão em contingência por DPEC funcionará da seguinte forma:

Ao clicar no botão transmitir, se o serviço de operação da Sefaz estiver inoperante, será visualizada a seguinte mensagem 'Ocorreu erro durante o processo de transmissão! Deseja alterar o Tipo de Emissão das nota(s) selecionada(s) para Contingência?'

Selecione Não, para abortar o processo de transmissão da NF-e.

Selecione Sim para informar o Motivo da Entrada em Contingência, a Data, Hora e Tipo de Contingência

Após preencher todos os campos, selecione no campo tipo da contingência a opção Contingência DPEC e clique no botão OK. Será demonstrada uma nova janela em que é possível:

Enviar o arquivo:

* Clique aqui para enviar o arquivo: o sistema abrirá o portal da Secretária da Fazenda do Estado emitente para se efetuar a transmissão do arquivo DPEC.

 Clique aqui para salvar o arquivo: o usuário selecionará um local para salvar o arquivo DPEC para enviar a Secretária da Fazenda do Estado emitente em outro momento ou de outro computador;

Importar o arquivo de retorno:

 Clique aqui para cadastrar o Nº, Data e Hora de registro do DPEC: o usuário deverá informar os dados de retorno do DPEC ou importar o arquivo de retorno para impressão do DANFE.

Importante:
Quando a conexão com a internet retornar, deve-se efetuar a transmissão da nota fiscal eletrônica, para que fique como tipo Normal e Autorizada.

Após a importação do arquivo retorno do DPEC, o DANFE será impresso mostrando a mensagem “DANFE impresso em contingência”.

3) Impressão do DANFE em Formulário de Segurança para Impressão de Documentos Auxiliares – FS-DA:

FS-DA - Emissão em contingência utilizando o Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico.

A emissão em contingência por FS-DA, funcionará da seguinte forma:

Ao clicar no botão transmitir, se o serviço de operação da Sefaz estiver inoperante, será visualizada a seguinte mensagem 'Ocorreu erro durante o processo de transmissão! Deseja alterar o Tipo de Emissão das nota(s) selecionada(s) para Contingência?'

Importante:
Quando a conexão com a internet retornar, deve-se efetuar a transmissão da nota fiscal eletrônica, para que fique como tipo Normal e Autorizada.

Podem ocorrer diversos erros, pois a validação irá verificar a estrutura física do arquivo xml. Quando existirem campos para serem corrigidos, o sistema apresenta o quadro que contém o campo que precisa de ajuste.

Para identificar o campo que ocorreu o erro, observe as informações em destaque nos exemplos.

09/08/2010 09:58:41 - Início de validação / Nota Nº: 000037

 Validate XML Error (C00CE012), Reason: Element content is incomplete according to the DTD/Schema.

Expecting: {http://www.portalfiscal.inf.br/nfe}IPITrib, {http://www.portalfiscal.inf.br/nfe}IPINT.

 09/08/2010 09:58:41 - Fim de validação / Nota Nº : 000037

Neste exemplo mostra-se o IPI.

Ao identificar o campo inconsistente, acesse a nota fiscal ou o cadastro para ajuste.

Após ajuste da nota, volte ao módulo NFE para gerar e validar a nota fiscal novamente.

10/08/2010 10:22:30 - Início de validação / Nota Nº.: 000209

Validate XML Error (C00CE184), Reason: pattern constraint failed.

The element: '{http://www.portalfiscal.inf.br/nfe}CEP'  has an invalid value according to its data type.

10/08/2010 10:22:30 - Fim de validação / Nota Nº: 000209

Neste exemplo mostra - se CEP, Emitente, destinatário e transportadora.

Ao identificar o campo inconsistente, acesse a nota fiscal ou o cadastro para ajuste.

Ocorrendo problemas técnicos com a emissão de NF-e, a empresa deverá seguir os procedimentos de contingência previstos na legislação (vide Ajuste SINIEF 07 de 2005 e suas alterações) e na documentação técnica da NF-e (vide Manual de Contingência e Manual DPEC). A documentação técnica da NF-e, assim como os principais dispositivos legais relacionados à NF-e, podem ser encontrados no Portal Nacional da NF-e.

Não, é preciso efetuá-lo através do módulo da Nfe / Backup:

O backup do Módulo NFe armazenará as pastas "Homologação" e "Produção" da pasta da empresa do Servidor.

Os arquivos gerados deverão ser armazenados em local seguro.

Recomendamos que o emitente realize o backup diário de seus dados, como forma adicional de se precaver de eventual perda de informações.

O Backup não substitui a necessidade de exportação das notas fiscais eletrônicas autorizadas.

Atenção:
A Folhamatic não se responsabiliza por quaisquer prejuízos decorrentes da não observação deste aviso.

Importante:
O backup dos cadastros e notas fiscais emitidas no sistema deve ser efetuado através do Sistema Fatumatic, menu Outros, Backup (cópia de segurança).

Em Configurações Diversas o usuário irá optar se deseja a realização do backup on-line após a NF-e ser autorizada.